Conditions générales de vente

1/ APPLICATION ET OPPOSABILITE

Les présentes conditions de participation et vente sont applicables à tout congressiste et/ou client-annonceur pour lui permettre de connaître les conditions de participation au Congrès et à l’Exposition associée organisés par INTERMODES du 9 au 10 février 2011 à Bruxelles, Belgique, et souhaitant passer commande. En conséquence, le fait pour un congressiste et/ou client-annonceur de passer commande auprès d’INTERMODES implique l’adhésion complète et sans réserve aux présentes conditions qui prévalent sur toutes autres conditions, y compris les conditions d’achat du client-annonceur.
Toute clause ou condition contraire posée par le congressiste et/ou client-annonceur sera donc, à défaut d’acceptation expresse, inopposable à INTERMODES, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à la connaissance de cette dernière.
Ces conditions générales de vente prennent effet à compter du 1er janvier 2010.
INTERMODES se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales de vente notamment en cas de modification des textes de loi. Toute modification est portée à la connaissance du congressiste et/ou client-annonceur ayant passé commande, quinze jours avant la date d’entrée en vigueur desdites conditions.
Le fait qu’INTERMODES ne se prévale pas à un moment donné de l’une quelconque des présentes conditions générales et/ou manquement par l’autre partie à l’une quelconque des obligations visées dans les présentes conditions générales ne peut être interprété comme valant renonciation par INTERMODES à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions.

2/ ORGANISATION

La société INTERMODES organise les 9 et 10 février 2011 à Bruxelles au SQUARE Brussels Meeting Centre - Auditorium Silver - sis rue Mont des Arts, 1000 Bruxelles, Belgique, un Congrès intitulé « INTERMODES Construire l’Europe de la mobilité / towards a mobile Europe » exclusivement réservé aux professionnels et acteurs internationaux du transport de voyageurs, dans le but de créer une plateforme d’échanges entre eux et favoriser leur synergie pour la recherche commune de solutions adaptées, destinées à faciliter le déplacement des personnes au sein et entre chacun des Etats membres de la Communauté Européenne.
Heures d’ouverture aux congressistes et annonceurs : de 8 heures à 19 heures.

INTERMODES offre deux types de prestations :

1. l’accès au Congrès et à l’Exposition organisés par INTERMODES ;
2. la vente d’espaces annonceurs selon les modalités ci-après définies.

L’accès au Congrès est ainsi réservé aux congressistes ayant réglé au préalable leur droit d’entrée dans la limite des places disponibles ; droit d’entrée comprenant l’accès à l’Auditorium où auront lieu les différentes tables rondes organisées par INTERMODES, l’accès libre à l’espace « Exposition », l’accès à la restauration (qui comprend deux déjeuners les 9 et 10 février 2011 et trois pauses avec collation).

Tout client-annonceur ayant passé commande d’au moins un espace au sein de l’Exposition, bénéficie d’un accès gratuit au Congrès dans la limite d’un participant (accès comprenant : conférences, déjeuner des 9 et 10 février 2011).

L’espace «  Exposition », baptisé « Intermodale’Cité », sera consacré aux clients-annonceurs. Il comprendra des espaces de stands, des bornes interactives et des écrans linéaires dédiés ou communs aux clients-annonceurs, le tout constituant un espace intermodal ouvert.

3/ TARIFICATION ET MODALITES DE PARTICIPATION A INTERMODES

3.1 - Les inscriptions au Congrès se font exclusivement par Internet. Les personnes désireuses de participer au Congrès doivent renseigner le bulletin d’identification (un bulletin par participant) et régler leurs droits d’inscription en ligne sur le site : www.intermodes.com à la rubrique « S’inscrire ».

Il est également offert aux personnes désireuses de participer au Congrès la possibilité de réserver en ligne en renseignant le bulletin d'identification (un bulletin par participant). Cette réservation est valable pendant une durée de 15 jours à partir de sa date d'émission. La réservation sera validée à la réception du montant intégral TTC des droits d'inscriptions, paiement par virement bancaire, chèque bancaire (France uniquement) ou par carte bancaire.

Pour certaines collectivités locales ou territoriales la réservation pourra être validée à la réception par la société INTERMODES d'un bon de commande en bonne et due forme référencé, daté et signé.

Pour les deux journées du Congrès :
- le droit d’entrée est de 827 euros (HT) par personne .
- il est de 475 euros (HT) par personne pour les collectivités locales et territoriales (élus et techniciens des transports), les institutions, les chercheurs, les associations, sur production d'un justificatif.
- il est de 200 euros (HT) par personne pour les étudiants, sur production d'un justificatif.
Toute fausse déclaration aux fins de bénéficier d'un tarif réduit expose le contrevenant à des poursuites judiciaires.

L’inscription donnera lieu à l’émission d’un e-ticket nominatif qui sera adressé gracieusement au participant par courriel. Ce e-ticket nominatif est non cessible ; sa duplication est interdite.

Seul le e-ticket donnera accès au Congrès et à l’Exposition ; il servira de contre-marque pour l’édition du badge nominatif remis à chaque participant à son arrivée sur le site.

Les inscriptions seront closes dès que le nombre des participants au Congrès sera atteint. Il est donc conseillé de s’inscrire rapidement, le nombre de places étant limité (300 places).

L’inscription est gratuite pour chaque client-annonceur ayant souscrit un achat d’espace au moins, dans la limite d’un participant. L’annonceur s’engage à informer INTERMODES, au plus tard deux mois avant le Congrès, des nom, prénom, fonction, société d’appartenance, adresse, téléphone, e-mail personnel du participant.

Les congressistes recevront une confirmation écrite de leur inscription et des informations utiles sur le déroulement du Congrès
(notamment programme, modalités d’accès au Palais des Congrès, coordonnées du groupe hôtelier partenaire de l’évènement).
Sur présentation du e-ticket, un badge nominatif, valable pour les deux journées, sera remis à chacun des participants à l’entrée du Congrès,. Ce badge est personnel, et non cessible. Il devra être porté durant le Congrès. La délivrance de ce badge qui est nominatif implique la communication des nom et coordonnées complètes  de l’entreprise ou de la collectivité à laquelle est rattaché le participant. La consultation des bornes mises à disposition des participants dans l’espace Exposition entraîne la transmission des coordonnées du consultant à l’annonceur rattaché à la borne qui lui sera dédiée.

Il est précisé aux congressistes que, lors de l’accès à l’auditorium, des casques seront mis à leur disposition qui leur permettront d’obtenir une traduction en direct et simultané des discours prononcés en anglais durant les tables rondes.

3.2 - INTERMODES propose aux clients-annonceurs l’achat de différents espaces selon des fiches-devis qui leur sont remises sur simple demande.
Ces fiches devis décrivent les espaces offerts à la vente et le tarif pour chacun des espaces proposés :

• les espaces stands ;
• les espaces (dédiés ou en commun) : les modules de trois écrans plasma, les bornes interactives.

Chaque client-annonceur reste responsable du contenu des spots, messages et images qui seront diffusés à sa demande sur les écrans et/ou bornes. Le fait pour INTERMODES de prendre la commande du client-annonceur exclut toute activité d’agence publicitaire ou de communication de la part d’INTERMODES (telle que notamment conseils pour le choix ou la rédaction des messages, annonces, slogans..).

La souscription d’une commande par un annonceur le fait bénéficier d’un accès à d’autres espaces de communication :

• le catalogue des exposants qui sera remis gratuitement à chacun des participants au Congrès (achat d’espaces sur le catalogue : devis sur demande) ;
• badge à l’effigie du logo d’un unique annonceur, partenaire d’INTERMODES (maquette et devis sur demande).

En outre, plusieurs espaces d’annonces sont proposés à la vente :

• les espaces dédiés sur le site internet d’ INTERMODES : le bandeau, le cadre déroulant, les bannières (achat d’espaces dédiés sur le site Internet: devis et étude personnalisée sur demande).

4 / COMMANDE D’ESPACES

Les clients-annonceurs passent commande d’un espace après établissement par INTERMODES d’un devis personnalisé et confirmation par INTERMODES de la faisabilité technique de diffusion du message laquelle dépend de la bonne transmission par le client des spécificités techniques requises énoncées dans les fiches-devis.
L’acceptation de la commande par INTERMODES est subordonnée à l’établissement préalable d’un devis personnalisé.
Aucune commande sans versement de l’acompte prévu à l’article 7 ci-dessous, ne sera prise en compte.

Les commandes portant sur les espaces relatifs au Congrès 2011, doivent être reçues au plus tard  le 30 octobre 2010.
Les commandes sont traitées dans leur ordre d’arrivée, en fonction des places disponibles.
INTERMODES se réserve le droit de ne pas donner suite aux commandes tardives et notamment celles passées après le 30 octobre 2010, dès lors qu’il n’existera plus de disponibilité sur les espaces dédiés. Dans ce cas, l’acompte versé sera restitué en totalité.

5/ REFUS D’ORDRE

INTERMODES se réserve la faculté de refuser tout contenu inséré dans la bande vidéo qui lui sera transmis, qui pourrait mettre en jeu, à quelque titre que ce soit, sa responsabilité ou sa déontologie ou celles des supports. Ce refus ne fait naître au profit du client-annonceur aucun droit à indemnité.
Le client-annonceur aura le choix de modifier le contenu de sa bande vidéo, et devra alors transmettre la bande vidéo modifiée, dans les quinze jours qui suivra la demande de modification formulée par INTERMODES. Il pourra également annuler sa commande, au plus tard dans les huit jours qui suivra cette demande de modification, sans versement d’aucune indemnité forfaitaire. L’acompte sera restitué sous déduction d’une somme forfaitaire de 200 euros.

6/ REMISE DU CONTENU DES ANNONCES ET SPECIFICITES TECHNIQUES

Le client-annonceur s’engage à remettre au plus tard, un mois après sa commande, deux copies de chacun des contenus qu’elle souhaite voir diffuser sur les écrans / bornes. Ces contenus doivent être conformes aux spécificités techniques demandées par INTERMODES qui auront été précisées dans le devis personnalisé.

En cas de non-conformité de la bande-annonce aux normes techniques requises, le client-annonceur devra procéder dans les plus brefs délais aux modifications nécessaires.
A défaut, les contenus tels que remis par le client-annonceur seront utilisés en l’état, sans garantie quant à la qualité de diffusion. Aucune responsabilité ne pourra être imputée à INTERMODES de ce chef.
Le client-annonceur pourra également s’il le souhaite, annuler sa commande, au plus tard dans les huit jours qui suivront la demande de mise en conformité technique formulée par INTERMODES, sans versement d’aucune indemnité forfaitaire.

7/ MODALITES ET CONDITIONS DE PAIEMENT

Les prix pratiqués par INTERMODES s’entendent hors taxe. INTERMODES appliquera la TVA au taux en vigueur en France (actuellement 19,6%).

Le règlement des achats d’espaces s’effectue de la façon suivante :

• 50 % d’acompte à la commande ; le solde à réception de la facture au comptant sous 10 jours ;
• Soit par virement bancaire (frais bancaires à la charge de l’émetteur).

8/ DEFAUT DE PAIEMENT

INTERMODES se réserve le droit de ne pas donner suite à toute commande d’espaces relatifs au Congrès annuel 2011 qui n’aurait pas été réglée en totalité au 10 décembre 2010. Dans ce cas, l’acompte versé restera définitivement acquis à INTERMODES à titre de dédommagement.
Le défaut de paiement de nos factures à l’échéance fixée entraînera de plein droit l’exigibilité et le paiement d’un intérêt de retard égal à 1 fois et demi le taux d’intérêt légal en vigueur à la date d’échéance. Les intérêts de retard seront dus à compter de la date d’échéance de la facture.

9/ GARANTIE – NON GARANTIE

INTERMODES ne garantit pas le schéma de diffusion sur les espaces géants partagés. L’ordre de diffusion des annonces des clients-annonceurs sera aléatoire.

Il est précisé que la veille du Congrès, un essai de fonctionnement des bornes et écrans plasma sera réalisé en présence du sous-traitant fournisseur de la technologie.

Dans l’hypothèse d’un dysfonctionnement et d’une impossibilité d’utiliser le matériel normalement, l’annonceur sera intégralement remboursé de la prestation non fournie.

La société INTERMODES décline toute responsabilité en cas de perte ou altération des bandes-vidéo qui seront remises par le client-annonceur à INTERMODES pour l’exécution de ses prestations. Le client-annonceur s’engage donc à ne transmettre aucun master, mais remettra uniquement des copies.

INTERMODES se réserve le droit d’annuler le Congrès 2011 en cas de force majeure ou cas fortuit au sens de la jurisprudence française, ou faute d’un nombre suffisant de participants. Dans ce dernier cas, les acomptes versés par les clients-annonceurs ou encore le droit d’entrée payé par les congressistes, seront intégralement remboursés.

10/ MODALITES D’ACCES AU CONGRES SPECIFIQUES POUR LES CLIENTS-ANNONCEURS

INTERMODES, au plus tard trois semaines avant le Congrès, transmettra au client annonceur un dossier complet comprenant toutes informations utiles sur le déroulement du Congrès, les modalités d’accès à SQUARE Brussels Meeting Centre, son règlement intérieur et ses règles de sécurité, l’attribution des espaces et bornes dédiés, leurs modalités de fonctionnement, etc…

11/ OBLIGATIONS DES CLIENTS-ANNONCEURS ET DES PARTICIPANTS AU CONGRES 2011

11.1 - Les participants au Congrès et les représentants des clients annonceurs présents au Congrès s’engagent à respecter et faire respecter par leurs préposés, les règles de sécurité, les directives et le règlement intérieur du SQUARE Brussels Meeting Centre dont le contenu sera porté à leur connaissance avant leur accès sur le site.
Notamment, il est interdit aux annonceurs et à leurs préposés, lors du Congrès, de se livrer à des activités commerciales, de distribuer des offres de services  sur le lieu de la manifestation.

11.2 - Chaque client-annonceur demeure responsable du personnel et des préposés présents sur le site pour la présentation de sa société et pour l’accueil des congressistes à proximité des espaces dédiés qui lui auront été attribués. Il s’engage à souscrire une assurance couvrant tous dommages causés par ces personnes.

11.3 - Le client-annonceur s’engage à respecter les lois, règlements et règles déontologiques applicables, notamment le code des pratiques loyales en matière de publicité de la Chambre de Commerce internationale.

Le client annonceur assume seul la responsabilité pleine et entière des textes et images qui seront diffusées tant sur les écrans que sur les espaces dédiés.

Le client annonceur s’engage à accomplir les démarches et obligations liées à l’exploitation de son activité, s’agissant notamment de la réglementation concernant la communication audiovisuelle et les déclarations à effectuer auprès de la Commission Nationale Informatique et Liberté en application de la loi Informatiques et Libertés.

11.4 - Règles relatives au contenu des annonces

Le client s’engage  :
 

• à ce que le contenu de l’annonce soit non mensonger, loyal et décent ;
• à respecter les principes de l’ordre public, de loyauté, de dignité, et de bonnes mœurs ainsi que les prescriptions propres à certains secteurs ou produits réglementés, ainsi que les recommandations du Bureau de Vérification de la publicité et notamment celles concernant les enfants et l’image de la femme ;
• à respecter dans la présentation du contenu de l’annonce, l’obligation d’utiliser la langue anglaise. Libre à lui de prévoir une traduction simultanée en français, allemand, italien, espagnol, flamand ou autres.

11.5 - Propriété intellectuelle

Le client annonceur déclare qu’il détient l’intégralité des droits lui permettant de conclure avec INTERMODES un contrat d’achat d’espaces visé dans les présentes conditions générales.

A ce titre, le client annonceur déclare détenir l’intégralité des droits de propriété intellectuelle nécessaires à l’utilisation des marques contenues dans son message publicitaire  ainsi que des logos, créations et dessins.

Le client déclare également que lesdits éléments ainsi que les produits et services qui seront décrits dans ces annonces, ne portent en aucune façon atteinte aux droits des tiers, notamment qu’ils  ne constituent pas un acte de contrefaçon ou de concurrence déloyale ou un acte parasitaire d’une œuvre préexistante et qu’ils n’enfreignent en aucune façon les droits de propriété intellectuelle des tiers, tels que droits d’auteurs, droits sur les brevets ou les marques.

Le client annonceur garantit INTERMODES contre tout recours émanant de clients ou de tiers qui pourrait être intenté contre INTERMODES, au titre des services et produits cités dans le cadre desdites annonces, notamment ceux résultant d’une atteinte aux droits de la personnalité, à un droit de propriété lié à une marque, à des droits d’auteurs y compris le droit moral ou ceux résultant d’un acte de concurrence déloyale et/ou parasitaire.

A ce titre, le client annonceur indemnisera INTERMODES de tous frais, charges, et dépens que cette dernière aurait à supporter de ce fait, en ce compris, les honoraires et frais des Conseils d’INTERMODES, même par une décision de justice non encore définitive y compris en référé, en cas de pluralité de défendeurs  ou d’appel en garantie.

Le client annonceur s’engage à régler directement à l’auteur de la réclamation, toutes les sommes que celui-ci exigerait d’INTERMODES.

En outre, le client annonceur s’engage à intervenir, si nécessaire, à toute instance engagée contre INTERMODES ainsi qu’à la garantir de toutes les condamnations qui seraient prononcées contre elle à cette occasion.

11.6 - Les clients-annonceurs s’engagent à ne pas transmettre les noms et coordonnées des congressistes à des tiers.

12/ SITE INTERNET

INTERMODES met à la disposition des clients-annonceurs, son site Internet pour permettre et favoriser l’échange et la communication entre les différents acteurs du transport de voyageurs. Des espaces dédiés pourront leur être attribués selon un tarif et des modalités communiqués sur simple demande.

13/ INDEPENDANCE DES PARTIES

Aucune des parties ne peut prendre un engagement au nom et/ou pour le compte de l’autre, ni conclure des contrats au nom  et/ou pour le compte de l’autre partie.

Chacune des parties demeure seule responsable, notamment vis-à-vis de ses clients, de ses actes, allégations, engagements, prestations, produits et de son personnel.

Aussi, la mise en œuvre et réalisation de la présente commande pourra justifier la signature de contrats distincts entre INTERMODES et des tiers ou entre des tiers et des clients annonceurs. INTERMODES et le client annonceur seront réputés être indépendants l’un par rapport à l’autre, ces relations ne sauraient créer de liens entre les parties pouvant être qualifiés de société commune ou encore créant une relation de mandant entre les parties.

14/ ATTRIBUTION DE JURIDICTION – LOI APPLICABLE

L’ensemble des relations entre INTERMODES, les participants au Congrès et les clients annonceurs relève exclusivement du droit Français. En cas de litige avec tout client société commerciale, compétence expresse est attribuée au Tribunal de Commerce de PARIS nonobstant toute demande incidente ou tout appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires, en référé ou par requête, ou en cas de pluralité de défendeurs, et ce même en cas de stipulation contraire sur les lettres ou documents des clients annonceurs.

15/ ELECTION DE DOMICILE

Chaque partie élit domicile en son siège social ou domicile pour l’exécution des présentes.